Сертификация печатей и штампов

     Печати и штампы (код ТН ВЭД 9611 00, ОКПД 2 32.99.16) — средства индивидуализации документов, применяемые в делопроизводстве судебного, гражданского оборота. Продукция изготавливается под заказ с указанием наименования организации, может содержать герб Российской Федерации (гербовые печати), использоваться как мастичная штемпельная с оттисками «копия верна», «оплачено», «входящий» и т. д.

Нормативная база

     Требования к печатям и штампам зависят от их назначения и категории потребителей. Если продукция заявлена как детская — например, кольца-печати, штампы с изображениями, печатки с декоративными рисунками — она попадает под действие ТР ТС 008/2011. В этом случае необходимо пройти обязательную сертификацию, которая всегда включает испытания продукции в аккредитованной лаборатории и оформляется по одной из схем:

• 1С, 2С — к серии товаров;
• 3С — на отдельную партию;
• 4С — для конкретного изделия.

Срок действия сертификата соответствия (СС) составляет до 5 лет. 

      После выдачи СС проводится инспекционный контроль (ИК) — обязательный этап при схемах 1С и 2С. Он включает повторные испытания изделий, проверку стабильности качества и соблюдение заявленных характеристик. Несоответствия, выявленные при ИК, приводят к приостановке действия или аннулированию сертификата, а также исключению продукции из оборота.

     Если продукция не подпадает под действие технических регламентов (например, стандартные канцелярские штампы и печати, не являющиеся игрушками и не содержащие государственных символов), декларирование и сертификация не требуются. Для такой продукции оформляется отказное письмо, подтверждающее, что товар не подлежит обязательному подтверждению соответствия согласно Постановлению Правительства (ПП) РФ N 2425, федеральному законодательству и требованиям ТР ТС. Отказное письмо включает:

• сведения об организации -заявителе и выдавшем его сертификационном органе;
• перечень продукции с указанием наименования, торговых марок, кодов ТН ВЭД и ОКПД 2;
• указание на то, что декларация или СС не требуются;
• область применения продукции.

Количество позиций в письме влияет на стоимость оформления. Отказное письмо действует до момента внесения изменений в нормативные акты.

      Печати и штампы, производимые в России, могут изготавливаться по ГОСТ Р 51511-2001, либо на основе разработанных производителем технических условий (ТУ). Преимущество ТУ — возможность учесть особенности конкретного производства. Технические условия вносят в единый реестр добровольно, чтобы придать документу официальный статус, подтвердить его действительность и упростить дальнейшие процедуры добровольного или обязательного подтверждения соответствия.

Добровольная сертификация продукции

     Хотя большинство видов канцелярских печатей и штампов не подлежат обязательной оценке качества, организациям доступна добровольная сертификация.

        Преимущества получения добровольного сертификата соответствия (ДСС):

• повышение доверия со стороны партнеров, клиентов;
• право указания информации о сертификации в рекламных, контрактных материалах;
• конкурентное преимущество в торговом пространстве;
• подтверждение соответствия внутренним или отраслевым стандартам.

   При условии внедрения систем управления на предприятие предпринимателям доступно оформление сертификатов по международным стандартам:

• ISO 9001 — система менеджмента качества. Подтверждает, что организация контролирует производственные процессы;
• ISO 14001 — система экологического менеджмента. Подходит производителям, использующим экологически безопасные технологии;
• ISO 45001 — управление охраной труда и производственной безопасностью. Важно для организаций с промышленным производством штемпельных изделий.

Получение сертификатов ИСО помогает:

• выходить на международные рынки;
• участвовать в конкурсах и тендерах, где наличие таких документов является критерием отбора;
• демонстрировать высокий уровень организации производства, управления.

        К добровольным документам относят:

• экспертное заключение — подтверждает соответствие товара определенным техническим стандартам. Особенно актуально при работе с крупными корпоративными заказчиками или органами судебной юрисдикции, где требуется официальное обоснование качества;
• регистрацию товарного знака — обеспечивает правовую защиту уникального наименования, логотипа или дизайна, используемого при производстве товаров. Особенно важно для производителей с собственным брендом или при выпуске именных или гербовых изделий;
• регистрацию штрих-кодов — обязательна при поставках изделий в торговые сети, а также для учета в автоматизированных системах. Позволяет включить печати (штампы) в логистические, а также складские процессы, повысить прозрачность учета.

    Каждый из документов может стать ключевым аргументом при взаимодействии с заказчиками, участии в конкурсных процедурах или выходе на новые рынки. Добровольная сертификация — инвестиции в стабильность, развитие бизнеса.

Документы для сертификации печатей, штампов

       Основной перечень документации включает:

• заявление;
• регистрационные акты организации или ИП;
• договор или счет на изготовление печатей — если товар производят под заказ;
• описание изделия — назначение, технические характеристики, способ изготовления;
• макеты оттисков — если изделие индивидуально;
• контракт, сопроводительная документация — если продукция импортируется;
• при необходимости — протоколы лабораторных испытаний, сертификаты СМК (например, ISO 9001), технические условия (ТУ).

Все документы проходят проверку специалистами органа по сертификации или экспертной организации. Точность, полнота данных влияют на сроки получения, корректность итогового заключения.

Порядок сертификации печатей, штампов

         Основные этапы оформления сертификата:

1. предварительное консультирование с сертификационным органом;
2. заключение договора — установление сроков, объема работ, стоимости;
3. подготовка, анализ документации; 
4. выездная проверка производства — при выборе схем 1С или 2С;
5. проведение лабораторных испытаний – получение протокола. Критериями для проверки выступают:

• интенсивность запаха;
• привкуса,
• отсутствие загрязнений на материалах,
• санитарно-химические, микробиологические показатели;
• токсичность;
• раздражающего действия на кожу, слизистые;

6. на основании результатов анализа документации, протоколов испытаний орган принимает решение о выдаче сертификата соответствия. Его регистрируют в официальном реестре, оригинал вручают заказчику.

   Оформление сертификатов, а также технической документации делегируйте экспертам Центра сертификации «Гортест Урал». Преимущества работы с ЦС «Гортест Урал»:

• возможность получения всех видов документов в одном месте;
• консультационная поддержка специалистов;
• организация испытаний, регистрация ТУ, оформление сертификатов ISO 9001, 14001, 45001;
• сопровождение процедуры от момента подачи заявки до выдачи итогового документа;
• оперативные сроки оформления, прозрачные условия взаимодействия.

   Получение разрешительной документации в ЦС «Гортест Урал» позволяет снизить административные риски, избежать нарушения требований к маркировке, а также обеспечить законное обращение товара. Консультации бесплатные, звоните.