Разработка руководства по эксплуатации

Под руководством по эксплуатации (другие названия – «инструкция», «РЭ») понимается обязательный сопроводительный документ к товарам, в котором описаны их параметры и свойства, отражен порядок безопасного использования, критерии оценки некорректной работы, правила технического обслуживания и ремонта, утилизации. Компании и ИП составляют РЭ своими силами или прибегают к помощи экспертов центра сертификации “Гортест Урал”.

Зачем оформлять инструкцию к товару

Разработка руководства по эксплуатации на разные виды приборов и устройств – не добрая воля предприятия, а законодательная обязанность, которая прописана в следующих технических регламентах Евразийского Союза (ЕАЭС):

• ТР ТС 004/2011 – определяет нормативы безопасности оборудования, которое питается от электросети при переменном токе до 1 000 В или постоянном до 1 500 В;
• ТР ТС 020/2011 – посвящен электромагнитным характеристикам электрооборудования;
• ТР ТС 010/2011 – устанавливает требования к станкам, машинам и механизмам, велосипедам для взрослых, электроинструменту;
• ТР ТС 012/2011 – посвящен безопасности взрывозащищенного оборудования;
• ТР ТС 032/2013 – действует в отношении сосудов и механизмов, которые применяются в условиях избыточного давления.

РЭ не подтверждает безопасность или какие-либо свойства изделий. Это элемент эксплуатационной документации, задача которого — проинформировать потребителей о правилах обращения с продукцией на разных этапах ее жизненного цикла. 

Разработка руководства по эксплуатации оборудования необходима, чтобы:

• провести сертификацию или декларирование продукции по ТР ТС или в национальной системе оценки РФ;
• законно выпустить изделия в торговый оборот в ЕАЭС;
• оформить импортную поставку на границе России;
• начать сотрудничество с логистическими компаниями, обеспечивающими хранение и доставку грузов;
• участвовать в закупках и тендерах.

Установлено, что инструкция оформляется на русском языке или на государственном языке той страны ЕАЭС, в которой будут организованы продажи. Требования к ее содержанию содержатся в профильных техрегламентах, дополнительные нормативы могут устанавливаться отраслевыми стандартами, ГОСТ, техническими условиями (ТУ) компании или стандартом организации (СТО).

Каковы правила оформления РЭ

Создание руководства по эксплуатации организуется в соответствии с ГОСТ 2.601-2019 и ГОСТ 2.105-2019, которые посвящены оформлению конструкторской документации предприятий. Нормативными актами установлены следующие требования к составлению инструкции:

• дробление текстовых блоков на разделы и подразделы для комфортного чтения;
• нумерация страниц;
• размещение на титульном листе сведений о компании-изготовителе и товаре;
• применение понятных потребителю, недвусмысленных формулировок в тексте;
• применение только общеупотребительных сокращений и единиц измерения;
• включение чертежей, изображений устройств для лучшего понимания информации читателями.

Установлено, что в РЭ должны содержаться только достоверные данные, которые подтверждены исследованиями, измерениями, расчетами.

В зависимости от требований профильных ТР ТС, инструкция составляется в бумажном или электронном виде. Например, второй вариант допустим для техники промышленного назначения. Предполагается, что компания вкладывает документ на электронном носителе в упаковку с изделием и / или размещает в общем доступе на своем официальном сайте.

Справка! Предприятия вправе оформить РЭ и технический паспорт товара как единый документ.

Какие разделы содержатся в руководстве по эксплуатации?

Разработка руководства по эксплуатации ГОСТ предполагает, что в документ включаются следующие сведения:

• идентификационные данные о продукции: наименование, тип / модель, артикул;
• сферы использования, поддерживаемые функции;
• технические характеристики приборов или устройств;
• порядок их установки, подключения;
• правила безопасного использования;
• критерии, позволяющие выявить, что устройство работает некорректно;
• необходимые шаги при поломке техники;
• срок / ресурс службы изделия;
• порядок уничтожения товара;
• информация о производителе (название, адрес) и стороне, принимающей претензии к качеству в РФ.

В техрегламентах и ГОСТ отсутствует унифицированный образец РФ. Точное содержание, структура и объем документа зависят от типа и назначения техники, ее сложности, сферы применения.

В каком порядке разрабатывается инструкция

Компания / ИП может оформить инструкцию самостоятельно, если в штате есть специалист с необходимыми знаниями и опытом. Альтернативный вариант — заказать руководство по эксплуатации в нашем центре сертификации (ЦС). Во втором случае работа организована по следующему алгоритму:

1. Клиент отправляет заявку в ЦС. Эксперты изучают специфику продукции, определяют, какая документация нужна. 
2. Эксперты консультируют заявителя, стороны заключают договор. 
3. Заказчик предоставляет свои банковские реквизиты, ИНН, ОГРН, подробное техническое описание товара, производственный стандарт, прочее (по запросу).
4. ЦС направляет на почту клиента проект РЭ, тот при необходимости делает правки и дает комментарии.
5. Окончательный вариант РЭ предоставляется клиенту. 

РЭ не является единственным документом, который нужен для законной реализации техники. Дополнительно эксперты ЦС помогут клиенту оформить сертификат или декларацию по ТР ТС или по Постановлению Правительства РФ №2425, получить протоколы лабораторных испытаний. Также ЦС окажет содействие в прохождении добровольной сертификации качества или пожарной сертификации, сертификации системы менеджмента по стандартам ИСО (ISO) 9001, 14001, 45001, получении отказных писем.

Остались вопросы? Чтобы узнать о порядке действий подробнее, обратитесь в ЦС.