Разработка документации по СМК

Жёсткие требования к качеству заставляют компании пересматривать подход к внутренним процессам. Управление без чёткой структуры теряет устойчивость. Система менеджмента качества позволяет выстроить порядок в операциях, повысить прозрачность решений, удерживать результативность.

Важная часть этой системы — документированное отражение всех процессов. Через регламенты и инструкции формируется модель управления, понятная на каждом уровне. Такой подход не сводится к формальностям. Это инструмент, на который опирается аудит, корректировка действий, контроль отклонений. Без продуманной документации система теряет управляемость и перестаёт быть эффективной.

Законодательная и нормативная основа

Создание документации Системы менеджмента качества регламентируется действующими международными и национальными стандартами, среди которых базовым остается ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (эквивалент ISO 9001). Этот документ определяет общие требования к системе управления качеством и применяется во всех отраслях, где важно системное управление и постоянное улучшение.

Для организаций, реализующих экологическую политику, действует ГОСТ Р ИСО 14001-2016. Компании, в зоне ответственности которых находятся вопросы охраны труда и производственной безопасности, ориентируются на ГОСТ Р ИСО 45001-2020. Предприятия, выпускающие медицинскую продукцию, используют ГОСТ Р ИСО 13485-2017, который отражает особые требования к качеству в этой высокорискованной сфере.

Регулирование энергетической эффективности осуществляется по ГОСТ Р ИСО 50001-2023. Стандарт ориентирован на снижение энергопотребления и повышение рациональности использования ресурсов. Для организаций, взаимодействующих с Министерством обороны, действует ГОСТ РВ 0015-002-2020 — обязательный при получении разрешения на выпуск продукции военного назначения.

Информационная безопасность обеспечивается в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2021, а в нефтегазовом секторе применяется ГОСТ Р ИСО/ТУ 29001-2023, устанавливающий профильные требования к управлению качеством в условиях высокой технической и технологической сложности.

Предприятия могут внедрять как отдельные СМК по каждому направлению, так и интегрированную модель, объединяющую элементы разных стандартов. Такой подход минимизирует дублирование, снижает издержки и формирует единую логику управленческих решений.

Структура и состав СМК

Документирование системы управления качеством проводится в соответствии с ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2024, устанавливающим требования к структуре, форме и содержанию документов. Все положения должны точно отражать применяемые процессы, быть согласованы между собой и полностью соответствовать нормам стандартов.

Документация СМК включает несколько категорий, каждая из которых выполняет конкретную функцию.

• Руководство по качеству: описывает цели, охват системы, структуру управления. Устанавливает порядок взаимодействия и зоны ответственности.
• Процедуры, инструкции, положения: задают порядок действий. Определяют последовательность операций, границы полномочий, способы согласования между подразделениями.
• Регламенты и стандарты организации: уточняют требования к записям, контролю, оценке и мерам по устранению отклонений.
• Протоколы и отчёты: фиксируют результаты проверок, анализ рисков, эффективность принятых решений.

Каждый документ включается в СМК с учётом его функции, связей с другими элементами и значения в общем контуре управления.

Инструменты контроля качества: формы, журналы, графики

СМК предполагает использование стандартизированных форм, журналов и графиков, позволяющих отслеживать исполнение процедур и регистрировать отклонения. Их правильное ведение необходимо как для ежедневного мониторинга, так и в ходе сертификационных проверок.

На практике применяются:

• журналы контроля состояния персонала и условий труда — журнал осмотра рук, журнал здоровья, санитарные журналы.
• формы регистрации санитарных мероприятий — графики генеральных уборок, листы контроля температуры и влажности, формы учёта работы бактерицидных ламп.
• журналы контроля продукции — бракераж готовых блюд, оценка состояния фритюрного масла, акты изъятия несоответствующей продукции.
• документы технического обслуживания — графики профилактики, карточки регистрации неисправностей, отчёты о ремонтах.
• учётные сведения по обучению и инструктажу — регистрация инструктажей, планы повышения квалификации, отчёты по результатам обучения.
• формы внутреннего контроля и аудита — план-программа внутренней проверки, формы учёта результатов, корректирующие действия.

Контрольные документы дополняются информацией о взаимодействии с поставщиками, включая формы оценки, претензии, акты списания. Для пищевых производств предусмотрены дополнительные чек-листы на санитарную обработку и проветривание, соответствующие требованиям ХАССП.

Требования к оформлению и актуализации документации

Чётко оформленные внутренние документы помогают сохранить порядок в управлении и упрощают контроль. Чтобы материалы работали на практике, в них должно быть только то, что реально применяется. Описания отражают фактические процессы, без формальностей и сложных конструкций.

Каждое положение — проверяемое, формулировки — ясные, без двусмысленностей и избыточной терминологии. Все изменения в процессах своевременно отражаются. Структура строго выдержана: название, версия, дата, номер, указание ответственного.

Важно, чтобы действия в документах можно было отследить: кто, когда и что сделал. Это снижает риски, упрощает подготовку к проверкам и делает процессы управляемыми.

Отсутствие порядка в бумагах приводит к сбоям, снижает прозрачность и может повлечь проблемы с контролирующими органами.

Экспертиза и сертификация СМК

Контроль соответствия документации требованиям международных и отраслевых стандартов осуществляется аккредитованными сертификационными органами. Эти организации проводят комплексную экспертизу документов, проверяют соответствие фактических процессов зафиксированным регламентам и выявляют несоответствия.

Например, центр сертификации «Гортест Урал» осуществляет проверку документации и аудит процессов в соответствии с ISO 17021-1:2015, который устанавливает принципы беспристрастности, прозрачности и профессионализма. В случае успешного прохождения проверки выдается сертификат, подтверждающий, что СМК функционирует эффективно и соответствует установленным требованиям.

Особое внимание при сертификации уделяется отраслевой специфике. Так, при оценке пищевых производств необходимо соответствие стандартам ХАССП и ГОСТ Р ИСО 22000, при работе с энергоресурсами — наличие информации о потреблении, энергоёмкости процессов, применяемых технологиях. Организации, обеспечивающие информационную безопасность, обязаны представить сведения, соответствующие ИСО/МЭК 27001.

Кто разрабатывает документацию системы менеджмента качества

Формирование и актуализация документации возлагается на руководство предприятия. Руководитель утверждает политику в области качества, назначает ответственных лиц, контролирует разработку внутренних стандартов и внедрение процедур.

На практике работа по подготовке документов часто передаётся внешним специалистам — консалтинговым компаниям или сертификационным центрам. Это снижает риск ошибок, помогает адаптировать стандартные требования к особенностям производства, учитывает детали бизнес-процессов и сокращает время подготовки к сертификации.

Оценка соответствия проводится только по инициативе заявителя и носит добровольный характер.

Информационные требования при подаче заявки на сертификацию

При подаче заявки на сертификацию важно предоставить расширенные сведения о предприятии и системе управления. Кроме основной информации — наименования организации, вида деятельности, области применения СМК — указываются:

• форма налогообложения;
• коды по ОКВЭД;
• наличие филиалов;
• численность персонала;
• представитель, уполномоченный на взаимодействие с сертификационным органом;
• уровень интеграции СМК с другими системами (например, экологическим или энергетическим менеджментом);
• особенности производственных процессов.

Для систем энергетического менеджмента дополнительно предоставляются данные об источниках энергии, объёмах потребления, описания энергоёмких участков. В пищевой отрасли — информация о составе продуктов, технологиях, наличии жалоб, предписаний, санитарных заключениях.

Профессиональное сопровождение внедрения СМК

Создание регламентов и внедрение СМК требует чёткого понимания процессов и аккуратности в исполнении. Такой подход обеспечивает соответствие требованиям, упорядочивает управление, улучшает взаимодействие между отделами и снижает риски с юридической стороны.

Сертификационный центр «Гортест Урал» сопровождает процесс от первичного анализа до полной подготовки документации. При необходимости организуется обучение сотрудников, проводится аудит, устраняются несоответствия. Все процедуры выполняются с опорой на действующие стандарты и особенности конкретной отрасли.

Для пищевой отрасли доступен полный цикл внедрения ХАССП: от разработки документов до получения сертификата по ГОСТ Р ИСО 22000. Центр также помогает с сертификацией экологического и производственного менеджмента, регистрацией товарных знаков, подтверждением соответствия услуг.

Работа строится по установленным требованиям без лишней формальности. Учитываются условия производства, чтобы система оставалась не формальной обязанностью, а рабочим инструментом контроля и стабильности.